|
广饶县档案馆馆藏档案著录细则
为了进一步提高馆藏档案信息资源开发利用水平，建立馆藏档案目录数据库和计算机检索体系，健全信息资源交流共享机制，充分发挥馆藏档案在现代化建设事业中的作用，参照《档案著录规则》，结合本馆实际，制定本细则。
一、主题内容与适用范围 1、本细则规定了馆藏档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。
2、本细则适用于本馆编制馆藏建国后档案文件级机读目录。
3、各单位档案著录可参照本细则。
二、著录项目 1、档案馆代码。2、档号。3、全宗号。4、目录号。5、案卷号。6、顺序号。7、份数。8、页数。9、密级。10、文件状况。11、载体类型。12、文件时间。13、责任者。14、受文者。15、题名。16、分类号。17、主题词。18、自由词。19、地名。20、人物。21、组织机构。22会议。23、文本。24、保管期限。25、备注。
三、标识符号 ＋附件
：副题名及说明题名文字
（）有关说明文字 ［］考证符号 □表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字
·外文缩写 ~起止连接符。主要用于文件时间、页次的起止连接
，责任者、主题词等项目内著录两个以上内容的分割符
－档号内全宗号、目录号、案卷号、件号（顺序号）的连接符
四、著录格式
本细则提供档案著录工作单，见附表1。
五、必要项目和选择项目 1、必要项目：档案馆代码、档号、文件时间、责任者、题名、分类号、主题词、保管期限、页数。
2、选择项目：除必要项目外均为选择项目。
六、著录使用文字 1、著录使用文字必须是规范的简化汉字。
2、档案本身文字出现错别字、繁体字和非标准字时，在所著录条目中予以改正。
3、著录中所用数字一律采用阿拉伯数字。
4、外文档案著录时可根据实际需要翻译成中文。
七、载体类型标识
本馆馆藏档案的载体类型分为：纸、录音、录相、照片、印信、机读磁性制品。
八、著录来源 1、著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
2、在著录的档案本身不能满足要求时，应参阅其他有关资料。
九、著录项目细则
1、档案馆代码：本馆代码为437056。
2、全宗号：著录档案所在全宗的编号。
3、目录号：著录档案所在案卷目录的编号。
4、案卷号：著录档案所在案卷的编号。
5、顺序号：著录档案所在案卷内每一文件的顺序号。
6、份数：著录该文件的份数。
7、页数：著录该文件的页数。2000年（含2000年）前以卷为保管单位的档案著录页次；2000年后以件为保管单位的档案著录页数。如该文件有多份，应著录该文件页数的总和，双面有字和筒子页文件按两页计。
8、密级：根据开放档案的有关规定，密级一般可分为“开放”和“控制”两种。开放的不填，控制使用的用“K”表示。
9、文件状况：指档案出现破损、缺页、字迹不清等情况时进行著录。文件状况完好的不著。文件状况用代码表示，见附表2。
10、载体类型：指档案载体的物质形态特征。纸质档案不著录，其他载体形式用代码表示，见附表3。
11、文件时间：指文件的形成时间，一般公私文书、信件为发文时间；决议、决定、命令为通过或发布时间；条约、合同为签署时间；计划、报表为编制时间；工程、产品图纸为设计时间等。
文件时间依据GB2808－81《全数字式日期表示法》，由8位数字组成。年度4位，月份2位，日期2位，“年、月、日”三字省略。原文件无法确定时间的应补“0”。例1：1938年5月8日，应著录为：19380508。例2：一件文件只有月份，如2月，没有年和日，应著录为00000200。
由若干份文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最晚形成文件的时间，中间用“~”连接。例：某文件级有1951年6月5日；1951年7月5日；1953年8月3日；1953年12月11日四份文件，应著录为19510605~19531211。
文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注。例：民国三十八年五月六日，应著录为19490506。
地支代月、韵目代日对照表见附表4。
12、责任者：指制发文件并对其负有责任的团体或个人，分为个人责任者和团体责任者两种。
⑴、个人责任者一般只著录姓名。如是笔名或别名时，除按原文著录外还应将其真实姓名附后，并加“（）”。例：“伍豪”，应著录为“伍豪（周恩来）”。
原文只提供个人责任者的姓和职务，如能考证出来，应著录考证出的姓名，对考证出的内容不加括号。无法考证的按原件著录。例1：毛主席，应著录为：毛泽东。例2：黄部长，无法考证，仍著录为：黄部长。
多个个人责任者时，将其责任者姓名依次写出，之间用“，”分隔。
⑵、团体责任者必须著录机构的全称或通用简称。例1：中国共产党中央委员会，应著录为：中共中央。例2：中共中央北方局，应著录为：北方局。例3：中国新民主主义青年团西北工作委员会，应著录为青年团西北工委。
团体授命个人发布的文件、个人代表团体所做的报告、讲话等，既著录个人责任者，亦著录团体责任者。团体责任者是考证出来的，也不加括号。
原文件中多个团体责任者名称连续省略写的，著录时应分开并补全，之间用“，”分隔。例：河北、山东省委，应著录为：河北省委，山东省委。
外国责任者，应著录统一的中文译名。
13、受文者：分为个人受文者和团体受文者，著录方法同12，普发性文件不著录。
14、题名：表达档案内容特征、中心主题的名称。包括正题名、副题名和附件题名。
题名原则上按档案题目名称著录，如原题名不能反映文件主要内容时，应自拟题名。外加“［］”表示。
著录题名时，应按正题名、副题名、附件题名的顺序，不分段落，不留空格。正题名与副题名之间用冒号“：”分隔；与附件题名用“＋”号分隔，附件为两件以上者，应著录为“＋1……”，“＋2……”。标点符号应著录清楚。原题名内如带有括号等符号，著录时应保留。
15、分类号：指档案所属类目的符号，是对档案进行主题分析后依据《档案分类表》赋予的分类号。当分类表中没有恰当的类目时，可标引相近类目和上位类目，当出现多主题时，可标引多个分类号，之间用“，”分隔。
16、主题词：是揭示档案主题内容的规范词。使用词表为《档案主题词表》。词与词之间用逗号“，”分隔。
17、自由词：当主题词表中没有相应主题词，又不能组配标引和靠词标引时，方可标引自由词。标引的自由词应概念明确、含义清楚、实用性强，有检索意义。词与词之间用“，”分隔。
18、地名：按档案内容中所涉及有检索意义的地名著录。历史地名照原文著录。外国责任者的国别亦在此著录。地名之间用“，”分隔。
19、人物：按档案内容中所涉及有检索意义的人物著录，方法同个人责任者。
20、组织机构：按档案内容中涉及有检索意义的组织机构名称著录，方法同团体责任者。
21、会议：按档案内容中所涉及的会议名称著录，当出现两个以上会议名称时，之间用“，”分隔。
22、文本：文本是文件稿本的名称。依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、草图、原图、底图、蓝图等。
23、保管期限：保管期限项：分永久、长期、短期、长久、定期五种。按确定的保管期限著录。
24、备注：为著录各个项目中需加以解释和补充的事项。如在文件形成过程中，有重要人物的手稿、眉批等，应在备注项中说明。
广饶县档案局 二OO三年九月二十日
|
